Teorias Organizacionais - Teoria Geral de Sistemas (da década de 1920 ao final do século XX)

Jorge Barros

Pós-graduado e Mestre em Administração e Gestão Escolar, Doutor em Administração e Gestão Educativa e Escolar, Professor no 2.º Ciclo do Ensino Básico no Agrupamento de Escolas Dra. Laura Ayres (ESLA), Quarteira

A Teoria Geral de Sistemas (TGS) surgiu com os trabalhos de Bertalanffy nos anos 30 do século XX. No entanto, começou a ser estudada como teoria no início da década de 1920. Foi durante os anos trinta do século passado que Bertalanffy descobre o poder do conceito de sistema e o utiliza para construir uma teoria das organizações vivas. Neste período, Bertalanffy verifica que o ser humano ou o animal é um todo que funciona como um sistema e aperfeiçoa a sua teoria na década seguinte. Contudo, somente em 1950 é que publica os seus primeiros artigos importantes que constituem a base de uma TGS. Esta é uma teoria que procura os princípios unificadores capazes de interligar os universos particulares das ciências, de modo que os progressos alcançados numa ciência possam beneficiar as restantes. Não procura solucionar problemas, mas produzir teorias e formulações conceituais para aplicação na realidade empírica. Trata-se de uma teoria interdisciplinar e é um ramo da TGS voltado para a análise sistémica, cujos primeiros enunciados datam de 1925. Bertalanffy critica a visão que se tem do mundo dividido em diversas áreas, tais como a Física, a Biologia, a Química, a Sociologia, a Psicologia, entre outras, uma vez que, na sua ótica, a natureza não se encontra dividida em nenhuma dessas partes. Os seus estudos revelam a existência do funcionamento interativo, com trocas e influências recíprocas, dos seres vivos com o ambiente que os rodeia e para o facto de que uma entidade (sistema) poder ser composta por várias unidades em interação. Já os trabalhos de Boulding, em meados da década de 50 do século passado, onde as conceções sistémicas de Bertalanffy são generalizadas para além dos sistemas biológicos, foram aplicados na definição de organização como um sistema aberto, composto por vários subsistemas e em constante troca ou relação com o meio, em que estes subsistemas são mais do que peças mecânicas e onde as mudanças podem ocorrer deliberadamente e de forma isolada, sem afetar as outras partes. Ainda nesta ordem de ideias, Katz e Kahn, no final da década de 70 do século XX, afirmam que a organização se torna num processo de estruturação de acontecimentos, deixando de possuir qualquer estrutura independente do seu funcionamento. Na década seguinte Parsons foi crucial para o desenvolvimento da TGS, porque partindo do pressuposto de que os Sistemas Sociais são análogos à fisiologia dos organismos vivos, realça que os inputs (inclui todos os fatores que são necessários à produção de um determinado bem ou serviço, como por exemplo, podem referir-se às matérias-primas, ao capital e ao trabalho) do ambiente (energia, informação e matéria) servem para o funcionamento das organizações. A Organização (subsistema da Sociedade Global) é um todo, que é parte de um sistema maior que é o ambiente externo, produzindo, por sua vez, outputs (que diz respeito às capacidades de processamento ou processos de transformação e produção ou saídas, como por exemplo de energia, de informação ou de matéria.

Colocando-nos na perspetiva da abordagem de sistemas, o sistema pode ser definido como um conjunto de partes interrelacionadas e interdependentes, organizadas de modo a produzir um todo unificado. As sociedades são sistemas, assim como os computadores, os automóveis, as organizações e os corpos dos seres humanos e dos animais. Do conceito de sistema fazem parte o ambiente, os inputs, a transformação, o feedback e os outputs.

Todavia, para que este conjunto de elementos que estão associados e articulados entre si para o exercício de uma função, se constitua como um sistema é necessário que a associação e articulação das partes produza um efeito, um todo, que seja maior do que a simples soma das partes.

No plano da TGS, a conceção sistémica das organizações difere das que foram apresentadas por outras teorias. A Teoria de Sistemas defende que se deve estudar os sistemas globalmente, envolvendo todas as interdependências das suas partes, pelo que concetualiza a organização como um sistema social aberto em interação dinâmica com a sua envolvente, isto é, perspetiva a organização numa relação aberta ao mundo exterior e à incerteza que o carateriza e impede o controlo total e absoluto.

A principal contribuição desta teoria foi sem dúvida o conceito de organização como um sistema aberto em constante interação com o seu ambiente.

Uma das caraterísticas do sistema aberto é a sinergia, que significa a ação conjunta e simultânea de suas partes resultando em num efeito multiplicador e não simplesmente num somatório de resultados. Nos sistemas abertos, à medida que ocorrem as saídas provocam uma retroinfluência sobre as entradas, a fim de balancear ou equilibrar o funcionamento do sistema. A retroação (feedback) ou reatroalimentação constitui uma influência de retorno. Existe retroação positiva quando a saída (por ser maior que a entrada) estimula e amplifica a entrada para aumentar a operação do sistema. Existe retroação negativa quando a saída (por ser menor que a entrada) inibe e reduz a entrada para diminuir a operação do sistema. Na prática, a retroação visa manter o sistema funcionando dentro de determinados parâmetros ou limites, para manter o seu equilíbrio entre entradas e saídas.

Dependendo do modo como se relacionam com o ambiente, os sistemas podem ser abertos ou fechados. O sistema aberto, em contraposição ao sistema fechado, possui uma grande variedade de entradas e de saídas em relação ao ambiente externo, daí as suas fronteiras serem permeáveis para permitir essas transações ou intercâmbios com o ambiente, ou seja, efetua transações com o meio ambiente, gerando relações de causa e efeito indeterminadas, recebendo também por isso a designação de sistema orgânico. Este sistema está em constante interação dual com o ambiente, uma vez que o influencia e que é influenciado por ele. O sistema aberto tem a capacidade de crescimento, mudança, adaptação ao ambiente e até autorreprodução sob certas condições ambientais. É contingência do sistema aberto competir com outros sistemas, o que não ocorre com o sistema fechado. Os organismos vivos ou as organizações sociais são considerados como exemplos de sistemas abertos. Por seu lado, o sistema fechado é um sistema determinístico e programado, na medida em que a relação entre a causa e o efeito é conhecida e controlável, recebendo também por isso a designação de sistema mecânico, em que um motor serve para representar este tipo de sistema. O sistema fechado, à luz da Teoria de Sistemas é pouco influenciado pelo meio, uma vez que opera com muito pouco intercâmbio de matéria e energia com o meio ambiente. Na perspetiva clássica, as organizações eram muitas vezes vistas como sistemas fechados, admitindo-se que não havia perturbações externas que afetassem a gestão.

Esta conceção que surgiu estava centrada na ideia de que as organizações são sistemas abertos e não funcionam de forma autónoma. Elas operam num ambiente no qual se verifica a interação de diversos elementos. Assim, modificações ocorridas em uma parte desse sistema interferem no funcionamento de outras partes que compõem o todo.

O sistema não é só aberto em relação ao seu meio ambiente, mas também em relação aos seus elementos ou partes (subsistemas), o que faz com que as interações entre os componentes afetem o sistema como um todo. O sistema precisa de receber insumos suficientes de recursos para manter as suas operações e, também, para exportar os recursos transformados em saídas ao meio ambiente em quantidade suficiente para continuar o ciclo de operações. Porém, além deste processo contínuo de importação-transformação-exportação, o sistema aberto carateriza-se ainda pela possibilidade de alcançar o mesmo resultado final por intermédio dos diferentes meios, isto é, pela «equifinalidade».

A organização e a sua administração é um sistema que interage com o seu ambiente e que dele depende. Por exemplo, em termos administrativos esse relacionamento de tratamento com os interessados da organização, denomina-se de stakeholders (que diz respeito a todas as entidades que, direta ou indiretamente, estão interessadas no desempenho de uma organização), ou seja, diz respeito a qualquer grupo que seja afetado pelas decisões e pelas políticas da organização incluindo agências governamentais, sindicatos, organizações, competidores, funcionários, fornecedores, consumidores, clientes, líderes comunitários locais ou grupos de interesse público. Nestas organizações, o trabalho do gestor consiste em coordenar todas essas partes para atingir os objetivos da organização. Embora a perspetiva de sistemas não proporcione descrições específicas e detalhadas sobre o que os gestores fazem, ela proporciona uma visão mais ampla do que a abordagem do processo, além disso ver este cargo como o elo de ligação da organização com o seu ambiente faz com que a organização seja mais sensível e responsável perante os principais interessados (stakeholders), como os clientes, os fornecedores, as agências governamentais e a comunidade em que opera. Neste tipo de organizações é reconhecido que as mesmas não operam isoladamente pelo que a sobrevivência organizacional, normalmente depende de interações bem-sucedidas com o ambiente externo, o qual envolve e integra as condições económicas, o mercado global, as atividades políticas, os avanços tecnológicos e os consumos sociais.

Esta noção de sistema que nos é apresentada pela Teoria de Sistemas, como evidenciando caraterísticas próprias, salienta como aspeto mais importante a ideia de um conjunto de elementos interdependentes que interagem entre si ou de um grupo de unidades que formam um todo organizado, isto é, um conjunto ou combinações de coisas ou partes formando um todo unitário. Deste conjunto de unidades reciprocamente relacionadas decorrem dois conceitos que retratam duas caraterísticas básicas do sistema: o de propósito ou objetivo e o de globalismo ou totalidade. Quanto ao primeiro, relaciona-se com o facto de que qualquer sistema visa um ou alguns propósitos ou objetivos e as unidades ou os elementos ou, mesmo, os objetos, assim como os relacionamentos, definem um arranjo que visa sempre um objetivo ou finalidade a alcançar. Em relação ao segundo, salienta-se que qualquer estimulação realizada em qualquer unidade do sistema afetará, por certo, todas as unidades devido ao relacionamento existente entre elas.

Desta forma, a análise sistémica ou a análise de sistemas das organizações que passou a existir a partir desta altura permitiu revelar o «geral no particular», indicando as propriedades gerais das organizações de uma maneira global e totalizante, que não são reveladas pelos métodos ordinários de análise científica. Assim, tornou-se possível (re)conceituar os fenómenos dentro de uma abordagem global, permitindo a inter-relação e a integração de assuntos que são, na maior parte das vezes, de natureza distinta.

Existem vários modelos que explicam a organização como um sistema aberto, no entanto, abordaremos apenas três deles: o modelo de Schein, o modelo de Katz e Khan e o modelo sociotécnico de Tavistock, todos dos anos 80 do século anterior, com a exceção deste último que foi proposto na década de 60.

Em relação ao primeiro, Schein propõe alguns aspetos que são considerados na definição de organização pela Teoria de Sistemas, como: a organização ser um sistema aberto em constante interação com o meio, recebendo deste matérias-primas, pessoas, energia e informações e transformando-as ou convertendo-as em produtos e serviços que são exportados para o meio ambiente; a organização ser um conjunto de subsistemas em interação dinâmica uns com os outros, com diversos objetivos e funções que envolvem interações múltiplas com o meio ambiente, sendo estes subsistemas mutuamente dependentes, ou seja, em que as mudanças que ocorrem num deles afetam o comportamento dos outros; a organização existir num ambiente dinâmico que compreende outros sistemas; os diversos elos que se estabelecem entre a organização e o seu meio ambiente dificultarem a clarificação das fronteiras organizacionais.

Quanto ao segundo modelo, Katz e Khan partindo do conceito de sistema, desenvolveram um modelo de organização dotado de um conjunto de caraterísticas. Neste modelo a organização pode considerar-se um sistema aberto, uma vez que transaciona com o seu meio inputs que transforma em outputs. Esta recebe do meio inputs sob a forma de energia, capital, matérias-primas, conhecimento, entre outros e devolve-os de novo ao meio, agora transformados em produtos ou serviços, os chamados outputs. Trata-se de uma conceção de organização que enfatiza mais os problemas de relações, de estrutura e de interdependência do que os atributos dos inputs e outputs.

Como sistemas abertos, as organizações são simultaneamente sociais e técnicas. Sociais, no sentido de que integram elementos humanos agrupados sob determinadas formas para responder a objetivos precisos; técnicas no sentido de que são constituídas por estruturas físicas, equipamentos, tecnologias e processos de gestão.

Contudo, na aceção de Katz e Khan, como sistema aberto, a organização não é um sistema social autossuficiente porque ainda necessita de inputs oriundos do meio ambiente para a sua sobrevivência, que posteriormente são transformados, dando origem a um novo produto ou serviço, os outputs, que são exportados para o exterior da organização, possibilitando, desta forma, ao sistema funcionar na base de ciclos de eventos. Igualmente para estes autores, as organizações têm de ser vistas como uma classe de sistemas sociais, com uma cultura, valores, estruturas, normas, regras e uma organização de sistema de papéis com caraterísticas específicas.

Ainda nesta abordagem, Katz e Khan salientam que cada organização cria a sua própria cultura, com os seus próprios tabus e costumes e que a cultura do sistema reflete as normas e os valores do sistema formal e a sua (re)interpretação pelo sistema informal. Esta cultura decorre das disputas internas e externas das pessoas que a organização atrai, dos seus processos de trabalho e distribuição física, das modalidades de comunicação e do exercício da autoridade dentro do sistema. Este padrão distintivo de sentimentos e de crenças coletivas, constitui-se como que uma herança cultural que será transmitida aos novos membros da organização.

Por último, partindo das sugestões teóricas associadas ao conceito de sistema, mas concentrando-se no elemento «transformação do ciclo do sistema», foi proposto outro modelo que explica a organização como um sistema aberto, o intitulado modelo sociotécnico de Tavistock. É assim denominado porque foi proposto na década de 1960 por sociólogos e psicólogos do Instituto de Relações Humanas de Tavistock. O modelo foi desenvolvido com base em resultados de pesquisas efetuadas em minas de carvão inglesas e empresas têxteis indianas. De entre esses psicólogos e sociólogos, destacam-se nos anos 60 Emery e Trist, assim como Rice. Para eles, a organização é um sistema aberto em interação constante com o seu ambiente. Advogam ainda que a organização é um sistema sociotécnico estruturado sobre dois sistemas: 1. Subsistema técnico, que corresponde a tarefas a serem desempenhadas, as instalações físicas, aos equipamentos e aos instrumentos utilizados, às exigências da tarefa, às utilidades e técnicas operacionais, ao ambiente físico e à maneira como está arranjado, bem como à operação das tarefas. Em resumo, o subsistema técnico envolve a tecnologia, o território e o tempo e é o responsável pela eficiência e pelo potencial da organização; 2. Subsistema social, que compreende as pessoas, as suas caraterísticas físicas e psicológicas, as relações sociais entre os indivíduos encarregados de execução da tarefa, bem como as exigências das organizações formal e informal na situação de trabalho. O subsistema social transforma a eficiência potencial em eficiência real.

Embora possam ser percecionados como dois sistemas distintos, a sua dinâmica enquanto subsistemas de funcionamento das organizações é fundamentalmente interativa e interdependente. Daqui resulta uma atividade sistémica com a capacidade de produzir a autorregulação do sistema organizacional e otimizar o conhecimento técnico das relações existentes entre a componente técnica e a organização. Assim, podemos dizer que o sistema sociotécnico é um sistema composto por dois subsistemas, em que o subsistema técnico se encontra contido ou sobreposto no subsistema social e resulta da interação entre ambos. Os dois subsistemas citados são dependentes influenciando-se reciprocamente e mutuamente.

Na abordagem sociotécnica a organização é concebida como a combinação da tecnologia, que é utilizada para responder às exigências da tarefa, com um subsistema social que compreende as relações entre aqueles que realizam a tarefa. Na sua conceção de organizações como sistemas abertos, a tecnologia tem um papel importante, pelos limites que impõe às suas capacidades de adaptação e porque também tem uma enorme influência na estruturação do equilíbrio que é necessário manter entre as relações sociais no trabalho e o grau de satisfação dos indivíduos e dos grupos nas organizações.

Nesta abordagem, o modelo de sistema aberto proposto presume que toda a organização «importa» várias «coisas» do meio ambiente e utiliza essas importações em processos de «conversão», para «exportar» os produtos e os serviços resultantes desse processo. A este respeito, podemos mencionar que as importações são constituídas por informações sobre o meio ambiente, matérias-primas, dinheiro, equipamento e pessoas implicadas na conversão em algo que deve ser explorado e que cumpre exigências do meio ambiente. A tarefa primária da organização reside em sobreviver dentro desse processo cíclico de: 1. Importação, ou seja, a aquisição de matérias-primas; 2. Conversão, isto é, a transformação das importações em exportações, ou por outras palavras, dos insumos em produtos ou serviços; e 3. Exportação, que se refere à colocação dos resultados da importação e da conversão.

Em forma de síntese, podemos salientar que para a Teoria de Sistemas, as organizações são abordadas como sistemas abertos, pois o seu comportamento é probabilístico e não determinístico. As organizações possuem fronteiras ou limites mais ou menos definidos e fazem parte de uma sociedade maior. São constituídas por partes menores, existindo uma interdependência entre todas essas partes das organizações. Estas têm objetivos e caraterizam-se pela morfogénese (diz respeito à caraterística identificadora das organizações resultante da capacidade que o sistema organizacional das organizações possui para se modificar a si próprio, assim como à sua estrutura básica). Ainda na abordagem que a Teoria de Sistemas realiza em relação às organizações, verifica-se que a mesma trouxe uma fantástica ampliação na visão dos problemas organizacionais em contraposição à antiga abordagem do sistema fechado. Todavia, apesar destes contributos, registaram-se críticas que lhe foram dirigidas, nomeadamente aludindo ao facto de ser demasiado abstrata e concetual e, portanto, de difícil aplicação a situações gerenciais práticas. A Teoria de Sistemas embora seja uma teoria geral das organizações e da administração, parecendo completo no seu todo o esquema geral dessa abordagem, o facto é que muitos detalhes desta teoria ainda permanecem por estudar.

Temos de ter presente que de entre todas as teorias administrativas, a Teoria de Sistemas é a menos criticada, pelo facto de que a perspetiva sistémica parece concordar com a preocupação estrutural-funcionalista típica das ciências sociais dos países capitalistas de hoje, e, também, porque como desenvolveu os conceitos dos estruturalistas e dos behavioristas, pôs-se a salvo das críticas dos mesmos.

Outro facto que se pode salientar prende-se com a introdução da tecnologia de informação ao lado da Teoria Cibernética (nesta, a cibernética foi assimilada pela informática e pela tecnologia da informação tendo sido criada entre 1943 e 1947 por Wiener. Trata-se de uma teoria dos sistemas de controle baseada na comunicação «transferência de informação» entre o sistema e o meio e dentro do sistema e do controle «retroação» da função dos sistemas com respeito ao ambiente), o que possibilitou o desenvolvimento e a operacionalização das ideias que convergiram para que a Teoria de Sistemas fosse aplicada à administração.