Teorias organizacionais - Teoria da Burocracia (1918)

Jorge Barros

Pós-graduado e Mestre em Administração e Gestão Escolar, Doutor em Administração e Gestão Educativa e Escolar, Professor no 2.º Ciclo do Ensino Básico no Agrupamento de Escolas Dra. Laura Ayres (ESLA), Quarteira

A burocracia foi inicialmente descrita como tipo ideal de estrutura organizacional por Max Weber. Quando Weber desenvolveu o seu modelo de burocracia em meados da década de 20 do século XX, não tinha a intenção de que o mesmo fosse um modelo para uma organização, mas que correspondesse à identificação das caraterísticas típicas de determinado tipo de organização.

O grande contributo que Max Weber traz ao estudo das organizações é a reflexão sobre os tipos de autoridade e, designadamente, sobre a burocracia. Ele, nos seus trabalhos verificou existir um paralelo entre a organização da indústria e a proliferação de formas burocráticas de organização e concluiu que as formas burocráticas rotinizavam os processos de administração exatamente como a máquina rotinizava a produção. Este economista e sociólogo alemão propôs uma forma de organização que denominou de burocracia e que considerou a organização eficiente por excelência. Weber estabeleceu a primeira definição compreensiva de burocracia e caracterizou-a como uma forma de organização que enfatizava a precisão, a rapidez, a clareza, a regularidade, a confiabilidade e a eficiência, atingidas através da criação de uma divisão de tarefas fixas, supervisão hierárquica, regras detalhadas e regulamentadas. Para a Teoria da Burocracia tudo pode ser previsto, calculado, coordenado e controlado, eliminando-se o imprevisível e o irracional, ou seja, este modelo burocrático proposto por Weber pressupõe que o comportamento dos membros da organização é perfeitamente previsível e nela todos os funcionários deverão comportar-se de acordo com as normas e regulamentos da organização, a fim de que essa atinja a máxima eficiência possível.

As organizações burocráticas eram para Weber tecnicamente superiores às outras formas de organização.

Esta teoria preocupou-se fundamentalmente com a maximização da eficiência das organizações, através do aumento da previsibilidade do comportamento humano e da padronização do desempenho, proporcionados pela racional adequação dos meios (recursos) aos fins (objetivos).

Para Weber, uma burocracia ideal centra-se nas seguintes caraterísticas fundamentais: a especialização e divisão do trabalho; os postos de trabalho ordenados numa hierarquia; um sistema abstrato de regras; e a existência de relações impessoais.

Weber não considera a organização informal, parecendo mesmo ignorá-la, uma vez que não previu nenhuma variação no comportamento humano dentro da organização. Pelo contrário, a burocracia assenta numa visão padronizada do comportamento humano.

A burocracia é uma organização com as seguintes caraterísticas: ligada por normas e regulamentos estabelecidos previamente por escrito; ligada por comunicações escritas; que se caracteriza por uma sistemática divisão do trabalho; a distribuição das atividades é feita impessoalmente, ou seja, em termos de cargos e funções e não de pessoas envolvidas. Daí o caráter impessoal da burocracia; estabelece os cargos segundo o princípio da hierarquia e fixa as regras e normas técnicas para o desempenho de cada cargo; a escolha das pessoas é baseada no mérito e na competência técnica e não em preferências pessoais; baseia-se na separação entre a propriedade e a administração; carateriza-se pela participação dos participantes. Cada funcionário da burocracia é um profissional, pois: é um especialista; um assalariado; um ocupante de um cargo; é nomeado pelo superior hierárquico; o seu mandato é por tempo indeterminado; os funcionários seguem uma carreira dentro da organização; não possui a propriedade dos meios de produção e administração; são fieis ao cargo e identificam-se com os objetivos da empresa; o administrador profissional tende a controlar cada vez mais as burocracias; a consequência desejada da burocracia é a previsibilidade do comportamento dos seus membros.

Esta teoria apresenta algumas vantagens, entre as quais se salienta o facto de a organização burocrática permitir ao funcionário salvaguardar uma zona importante da autonomia, uma vez que só deve obediência aos superiores no âmbito das competências que lhe são atribuídas. Outra vantagem prende-se com a dificuldade no preenchimento de lugares e de promoções dentro da organização se poder fazer à custa do favoritismo em detrimento do mérito.

Outras vantagens prendem-se com os seguintes aspetos: que a administração burocrática é a mais racional do ponto de vista formal e do ponto de vista técnico, além da possibilidade universal que a burocracia tem em se poder aplicar a todas as tarefas, assim como o ser aperfeiçoável do ponto de vista técnico para atingir o máximo rendimento; a existência da sua eficácia técnica, na sua precisão, na sua rapidez, no seu controlo, na sua continuidade, na sua discrição e na sua rentabilidade.

Além das vantagens já enunciadas, também a burocracia gera enormes desvantagens que podem ser sintetizadas da seguinte forma: 1. A burocracia gera a rotina e esta é inibidora de atitudes tendentes a dar resposta a novos problemas; 2. A burocracia apoia-se na normatividade e esta produz, frequentemente, um exagerado apego às regras que tende a conduzir a uma inversão de valor entre os objetivos da organização e os meios inicialmente previstos para os alcançar; 3. As regras estabelecidas são rígidas e normalmente incapazes de responder a situações não previsíveis no momento da sua elaboração; o domínio das regras conduz, assim, a situações de formalismo e de ritualismo insuportáveis e sem sentido; 4. A burocracia estabelece-se sobre a base de competências especializadas que muitas vezes deixam de ter valor ou são mesmo um obstáculo para enfrentar uma situação nova; 5. A burocracia apela à impessoalidade e esta gera conflitos graves com o público que não vê convenientemente consideradas as situações concretas; 6. A burocracia preocupa-se com a segurança dos funcionários e esta gera muitas vezes conservadorismo; 7. A exigência feita ao funcionário de «método, prudência e disciplina» transforma-o frequentemente num ser hiperconformista; 8. A promoção por antiguidade - normal na burocracia - gera, por um lado, falta de competitividade entre os membros da organização e, por outro lado, um espírito de corpo que leva o pessoal a defender mais os interesses do grupo do que os interesses dos clientes ou da própria organização.