26/08/2021

Sistema de Gestão: quando e como implementar

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O Sistema de Gestão é um software de computador que permite a centralização das informações e dos trabalhos realizados por diferentes setores de uma empresa, em um único lugar.

Sendo assim, ele permite a automatização de tarefas e o aperfeiçoamento de diversos processos.

Ao mesmo tempo, esse programa permite que tanto os empresários, quanto os gestores mantenham um acompanhamento, em tempo real, das atividades desempenhadas.

Assim, é possível elaborar planejamentos mais assertivos que ajudam a melhorar o desempenho das equipes e o crescimento da empresa. Além disso, esse sistema operacional garante:

  • Agilidade na troca de informações entre setores;

  • Redução da repetição de tarefas por funcionários distintos;

  • Segurança das informações internas;

  • Otimização dos processos;

  • Redução dos custos gerais;

  • Aumento da produtividade, entre outros.

Esse tipo de serviço pode ser aplicado em diversos setores da empresa, desde a sessão de vendas – contribuindo para a criação e manutenção de um pipeline de vendas – até o controle da gestão financeira, convergindo mais organicamente todas essas áreas.

Qual é o momento ideal para implementar um sistema de gestão?

Ainda que saibamos sobre a relevância desse tipo de investimento, a conversão entre os processos tradicionais e a utilização dos Sistemas de Gestão – como o ERP ou o CRM operacional –, inicialmente, pode causar alguns conflitos nas operações e no rendimento dos funcionários.

Por isso, é fundamental seguir algumas etapas que garantam que a implementação desse programa seja fluído e não origine problemas importantes para a corporação.

Assim, o planejamento prévio é o primeiro e mais importante passo para esse processo. Essa etapa envolve uma pesquisa interna com os colaboradores, uma análise sobre as operações e a identificação sobre quais setores precisam de desenvolvimento.

Em seguida é feita a elaboração de uma política de gestão integrada, ou seja, a definição de quais indicadores devem ser acompanhados e melhorados, qual será a frequência com que os dados serão coletados, como essas informações serão obtidas e quais são os benefícios proporcionados por essa automatização.

Por fim, é preciso analisar a disponibilidade dos recursos financeiros e de tempo, para a implementação do sistema. De forma que toda a mudança operacional seja viabilizada e traga, de fato, retornos interessantes ao negócio.

Como escolher a ferramenta que melhor se encaixa ao meu negócio?

Agora que você já sabe um pouco mais sobre como implementar um Sistema de Gestão de Negócios nas operações diárias da sua empresa, chegou o momento de entender como escolher o software que melhor se encaixa às suas necessidades.

Isso porque, como todas as organizações são diferentes e possuem especificidades operacionais, orçamentais e de gestão, a escolha desse tipo de serviço requer uma atenção redobrada para garantir que todas essas singularidades sejam facilmente atendidas em um único software.

Assim, é recomendado que sejam considerados os seguintes fatores:

  1. Avalie as necessidades individuais do seu negócio

Como dito anteriormente, o Sistema de Gestão permite a automatização de diversos processos dentro da empresa.

Contudo, é fundamental que antes de contratar um fornecedor para esse tipo de assistência, os gerentes definam quais são as áreas que precisam ser priorizadas pelo software, como quando é buscada qual a melhor maquininha de cartão para a empresa.

Deste mesmo modo, é preciso incluir no processo de planejamento, quais são as principais fontes de erros, onde estão os gargalos e o que está impedindo a organização de realizar mais vendas e continuar crescendo.

Assim, é possível contratar um programa que foque nas necessidades específicas. Como, por exemplo, um sistema de Gestão de Vendas que pode avaliar o desenvolvimento da produção, o marketing e a distribuição das mercadorias.

  1. Pesquise as funcionalidades de cada tipo de softwares

De pouco adianta investir em um serviço que seja mais barato, mas que não traga todos os retornos financeiros ou que não tenha todas as funcionalidades necessárias pela organização. Por isso, investir em sistemas mais completos pode fazer toda a diferença.

Atualmente, existe uma infinidade de empresas que disponibilizam esses programas, sendo que cada um tem sua própria gama de utilidades e funções.

Portanto, é crucial se certificar de que essas ferramentas possam contribuir para o aprimoramento das atividades comerciais do seu modelo de negócio.

  1. Verifique se o sistema escolhido oferece suporte

O período de adaptação da equipe ao novo sistema e aos novos processos de trabalho pode ser bastante conturbado.

Por isso, investir na contratação de um programa que ofereça o treinamento dos colaboradores e o acompanhamento constante é capaz de evitar muitos problemas.

Além disso, esse suporte pode ser utilizado sempre que surgir alguma dúvida ou problemas com o desenvolvimento de algum processo, tornando a transição das operações tradicionais para as modernizadas, mais tranquilas e eficazes.

  1. Dê preferência a sistemas que possam ser integrados a outras ferramentas

A utilização de softwares específicos para cada área ou a necessidade de integrar informações obtidas por outros sistemas, como a máquina de cartão de crédito para os programas de fidelização de cliente, pode tornar a convergência de dados um pouco dificultada.

Por isso é essencial o investimento em Sistemas de Gestão que permitam esse fluxo de materiais e informações, por meio da integração de softwares distintos.

Isso facilitará a fiscalização das atividades e dos dados obtidos pela maquininha, por exemplo, agilizando a tomada de decisões.  

 

  1. Certifique de que seja utilizado o sistema de cloud computing

Também conhecido como armazenamento em nuvem, o cloud computing permite o salvamento automático das informações, em tempo real, proporcionando mais segurança aos procedimentos e à estocagem e compartilhamento de documentos.

Além disso, esse sistema permite uma atualização simultânea dos dados, a acessibilidade mais facilitada dessas informações – viabilizando a conexão por meio de computadores, celulares ou tablets –, e tudo isso sem exigir a necessidade de instalação de programas complexos ou da contratação de uma equipe de TI. 

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