GESTÃO DE PESSOAS: A função da secretária nos cursos de pós-graduação stricto sensu: possibilidades e limites

GESTÃO DE PESSOAS: A função da secretária nos cursos de pós-graduação

stricto sensu: possibilidades e limites

Lucimar Pereira de Souza[1]

Mara Lúcia Teixeira Brum[2]

Resumo

Nas atividades acadêmicas e profissionais, assim como em todas as etapas da vida, é necessário que façamos uma reflexão sobre os momentos de aprendizado que vivenciamos. Cada um delas tem sua importância para o crescimento acadêmico e profissional. Diante disso, este artigo faz uma reflexão dos estudos propostos no curso de pós-graduação em “Comportamento Organizacional e Gestão de Pessoas” que discutiu os processos gestacionais das organizações no sistema mundial, mostrando avanços e retrocessos nesse processo. O artigo teve como objetivo analisar a função gestora das secretárias nos cursos de pós-graduação stricto sensu em uma instituição de ensino privado no município de Pelotas, RS, averiguando qual a sua função na instituição, verificando possibilidades e limites de possível unificação de secretarias. A metodologia utilizada tratou de uma pesquisa bibliográfica e exploratória através de questionário aberto, contando com a participação de cinco secretárias da referida instituição de ensino superior. O estudo mostrou que a experiência e a atuação da Secretária Executiva, ou seja, da pessoa exercendo a função no âmbito da organização, é fundamental para a construção da relação aluno/docente/universidade, assim como é imprescindível à criação de um ambiente propício e motivador para o bom andamento do trabalho, comprometido e participativo, para fortalecer toda a organização universitária neste mundo altamente competitivo. Para tanto, é necessário alinhar a prática profissional e conhecimentos específicos para a realização do trabalho com eficácia e eficiência. No que tange a unificação das secretarias, entende-se que não há consenso entre as entrevistadas, o que poderá ocasionar dificuldades na junção, podendo prejudicar a implantação e o rendimento do trabalho.

Palavras-chave: Pós-Graduação Stricto Sensu. Secretariado. Função Gestora.

1 Introdução

Face às novas imposições do mercado globalizado e do novo quadro do século XXI, há exigência de profissionais capacitados e que estejam à altura dos requisitos e das transformações que se deram nos processos de trabalho e nas relações sociais, que promoveram novos cenários e novos perfis profissionais. Nesse contexto, a gestão de pessoas vem sofrendo um processo contínuo de mudança e modernização, assim como a rotina das secretárias nas universidades privadas que passaram a exigir muito mais produtividade das suas profissionais sem que as mesmas tenham a devida qualificação e remuneração adequada. Tendo em vista a inconstância econômica vivida pelas universidades particulares, é preciso contar com profissionais hábeis e empreendedores, altamente sociáveis, com algum grau de originalidade e que sejam comprometidos com a política da organização, aumentando a produtividade e a lucratividade dessa instituição.

Diante do exposto, o objetivo do presente estudo visa analisar a função gestora das secretárias nos cursos de pós-graduação stricto sensu em uma instituição de ensino privado no município de Pelotas, RS.

Com base em Chiavenato (2009), o conhecimento especializado se tornou o maior capital de uma empresa, seja ela de que ramo for. O trabalho manual foi substituído pelo mental, o que indica um domínio grande de várias tecnologias. As tecnologias geram mudanças cada vez mais velozes; o ambiente passa a influenciar o comportamento das pessoas e das organizações. Desse modo, as universidades que não investem na qualificação tecnológica de seus profissionais tendem a ficar estagnadas, tendo em vista que uma secretaria bem organizada e bem administrada passa a prestar um serviço de qualidade a seus usuários. A instituição que não valoriza seus profissionais corre o risco de ter um funcionário insatisfeito, que não busca qualificação profissional, e, consequentemente, não realiza um trabalho com a qualidade necessária para as exigências do mercado atual. Daí a necessidade de se analisar a importância das secretárias nos cursos de pós-graduação stricto sensu.

Justifica-se a escolha do tema por atuar há mais de 20 anos como secretária em um curso de pós-graduação stricto sensu em uma universidade privada, levando-me a pensar qual a real função das secretárias de curso de pós-graduação stricto sensu, assim como o descaso com a qualificação e remuneração da categoria que vem há muitos anos tentando formar uma identidade profissional reconhecida acadêmica e socialmente. A importância do tema se deve as grandes mudanças no cenário global, as quais envolvem as transformações econômicas ocorridas na área de gestão de pessoas nas diversas instituições acadêmicas quanto à valorização e remuneração dos trabalhadores da área gestacional das universidades.

Na perspectiva de enxugar a máquina administrativa é cogitada a unificação das secretarias, que poderá gerar produtividade ou improdutividade, no entanto, tudo vai depender de como o processo vai ser pensando na instituição. A concorrência global faz com que as universidades particulares desenvolvam mudanças capazes de superar as intempéries do mercado de trabalho. É como afirmam Chagas e Pinheiro (2010, p. 14), “O capital humano, as pessoas que trabalham nas organizações, têm se apresentado expressivamente como um ponto forte ou fraco nas organizações em relação à concorrência”. Diante disso, entende-se que os conceitos mudaram, as universidades se modificaram, e é com base neste novo cenário que este trabalho é desenvolvido, no intuito de contribuir com a discussão acerca da função das secretárias nos cursos de pós-graduação stricto sensu, assim como mostrar a importância das secretárias executivas neste panorama, além de contribuir com a questão sobre o processo de unificação das secretarias.

A pesquisa foi realizada nos meses de setembro a novembro de 2015, delimitada a uma instituição de ensino privado no município de Pelotas-RS, nos cursos de pós-graduação stricto sensu, visando analisar a função das secretárias de curso na referida instituição, procurando verificar as funções exercidas na secretaria de pós-graduação stricto sensu, a responsabilidade e as atribuições exigidas na função e a relevância da unificação das secretarias na visão dessas profissionais.

Para o desenvolvimento da referida análise utilizou-se como metodologia pesquisa bibliográfica e exploratória. A pesquisa envolveu cinco secretárias executivas que atuam há mais de três anos junto às coordenações de cursos de pós-graduação strictu sensu.  O referencial teórico foi alicerçado em autores como: Nonato Júnior (2009), Hansem e Silva (2009), Mata (2009), Rodighero e Grzybovski (2009), Medeiros e Hernandes (2010), entre outros, que tratam da temática da função de secretário executivo no contexto das organizações.

2 Secretariado Executivo

Com base no pensamento de Nonato Júnior (2009), ao procurar-se a procedência da profissão de secretariado na literatura constata-se a relação com os povos da antiguidade, concomitantemente com a progressão cultural e social do mundo, panorama onde se destacava o escriba, o qual figurava intelectualmente na época e era respeitado por dominar as artes da escrita. Também desempenhava rotineiramente funções de assessoria a governantes e registro dos fatos históricos. Pela sua característica filosófica e contemplativa, era considerado o intelectual daquela época, assessorando os governantes nas estratégias de administração e de guerra e também contribuindo com sua escrita para a preservação do conhecimento. Assim, por possuir o domínio da escrita, incluiu-se em diversas áreas, ocupando muitos cargos, graças ao seu imenso domínio cultural.

Concordando com o autor, entende-se que o profissional que atua como secretário executivo deve possuir sabedoria e aptidão para poder lidar com os conflitos. Essas habilidades são necessárias para a sua atuação profissional, considerando-se que é esperado desse profissional, ações e competências que o coloquem em condições de resolver as situações de conflito.  Entretanto, como escreve Nonato Júnior (2009, p. 167), “existe a necessidade de que sejam compreendidas as divergências que acontecem e como poderá atuar, auxiliando na resolução”.

Alicerçando-se em Mata (2009), observa-se que as mudanças no mundo do trabalho alteraram significativamente o papel do secretário executivo nas instituições, fazendo com que esses profissionais passem a atuar como gestores, ajudando no planejamento, coordenação e gestão de projetos, estabelecendo capacidade de atuação para tomada de decisões, e exibindo habilidades que os tornem proativos dentro das organizações.

2.1 O Papel do Secretário executivo na estrutura organizacional

No Brasil, a partir da década de 70, as secretárias passaram a conquistar os primeiros cursos de graduação. Em 30 de setembro de 1985, o então presidente José Sarney assinou a Lei nº 7.377, regulamentando a profissão, dividindo em secretariado executivo para quem tem curso de graduação, e técnico em secretariado para quem tem curso técnico. No dia sete de julho de 1989 foi publicado no Diário Oficial da União o Código de Ética Profissional para secretárias. (MEDEIROS E HERNANDES, 2010).

Em 1990, o papel do secretário executivo sofre com o impacto dos meios tecnológicos que remodelaram a sociedade e, consequentemente, o trabalho nas organizações, que passam a exigir um profissional mais proativo. É o período em que a categoria ascende e, a partir desse novo modelo, “nasce um novo perfil: gestor, empreendedor e consultor. A era da competência, pessoas ecléticas e atualizadas, capacidade produtiva, em busca de resultados; que não só recebe ordens, mas orienta e dá opinião” (PORTELA; SCHUMACHER, 2006, p.19).

Nesta remodelagem, o papel do secretário executivo evoluiu. Como apontam Neiva e D’Élia (2009), antigamente ele era um assistente que cuidava da agenda, dos compromissos, atendia ao telefone e servia cafezinho para os clientes. No presente, esse profissional passou a ser um colaborador importante na empresa, pois suas competências estão diretamente ligadas à realidade da Era da Informação. As novas exigências organizacionais pedem profissionais com adaptação a pluralidade de posicionamentos que existem no contexto das instituições para, dessa forma, ter condições de acompanhar as mudanças (VERGARA, 2010). As empresas trabalham de forma mais setorizada, já as instituições acadêmicas em geral são mais departamentalizadas. Com isso, as secretárias de curso, principalmente dos cursos stricto sensu, têm uma rotina mais administrativa e gestacional do que as secretárias que atuam como recepcionistas em determinados departamentos da instituição. 

Nesse contexto, percebe-se que, quanto maior a diversidade das mudanças, mais conhecimento é necessário ao crescimento e adaptação dessa profissional, o que nos leva a refletir que, toda e qualquer organização deve possuir em seu grupo de colaboradores, componentes que tenham condições de ajudar, com sua capacidade e competência, exibindo qualidades que são necessárias para auxiliar a alcançar as metas da empresa, incluindo-se, nessa equipe, a secretária executiva.  

Embasando-se na visão de Neiva e D’Élia (2009), constata-se que o perfil desse profissional tornou-se interdisciplinar, podendo, devido a isso, atuar não somente com as atividades habituais da sua função, mas também com assessoria, consultoria e organizando eventos, além de ser o assessor mais próximo às tomadas de decisão da instituição, as quais são normalmente efetuadas pelos coordenadores, pró-reitores ou gerentes, o que o consolida como um simplificador da ação administrativa nas organizações.

Com o mesmo pensamento, Rodighero e Grzybovski (2009) descrevem que o papel do secretário executivo tem sido revisto continuamente, considerando que este profissional está diretamente envolvido nas atividades gestoras da empresa, atuando em cargos de assessoria, gerência, supervisão, direção ou como encarregado administrativo de secretarias.

Desta forma, percebe-se o quanto é importante o profissional de secretariado, considerando-o um facilitador nas organizações, principalmente por ser o elo entre pessoas e instituições. Na mesma direção, assinala Moreira, quando escreve:

Gerenciar a forma de desenvolvimento do trabalho diário acaba capacitando o profissional para o desempenho de muito mais do que a simples realização de tarefas, ou seja, o secretário planeja, organiza, controla e direciona as ações de acordo com a necessidade da empresa, por isso, tornou-se peça chave no sucesso da organização, uma vez que seu papel é estratégico e autônomo (MOREIRA, 2009, p.113).

Conforme vêm apontando os autores, o secretário executivo é necessário em quase todas as áreas organizacionais, seja empresarial, educacional, varejo, pesquisa, ou outros. Os profissionais dessa área são, na maioria das vezes, o “braço direito” da diretoria, gerentes e coordenadores de cursos nas universidades. Por assim agir, o secretário executivo torna-se responsável por muitas tarefas diferentes e desempenha um papel importante no bom funcionamento de qualquer organização. Nesse ínterim, Neiva e D’Élia (2009) argumentam que o profissional de secretariado alargou seus conhecimentos, tornando-se necessário para as organizações, por ser o elo entre clientes (alunos), fornecedores e parceiros (professores /colaboradores/ setores /público externo), administrando as informações que serão repassadas aos colaboradores e dirigentes, gerenciando as situações de trabalho, disponibilizando o meio propício para que as decisões e soluções tenham qualidade. Visível, portanto, o avanço conquistado pelos secretários quanto à evolução do seu papel profissional junto às instituições, conforme mostram Neiva e D'Elia (2009), Galindo, Souza e Carvalho (2012), no quadro 1:

Anteriormente	Atualmente
Digitação	Coordenação do sistema de informação com o uso de rotinas automatizadas (editores de texto, agendas, telefone e banco de dados)
Envio e recebimento de correspondência	Coordenação do fluxo de papéis no departamento e triagem, bem como decisões sobre assuntos de rotina
Envio e recebimento de correspondência	Coordenação do fluxo de papéis no departamento e triagem, bem como decisões sobre assuntos de rotina
Provisão, para o departamento, de material necessário à realização da rotina administrativa	Coordenação de compras, cotação de preços com fornecedores alternativos e administração de custos do departamento
Organização de reuniões	Sistemas integrados (rede) fazem esse trabalho. O secretário programa os equipamentos, organiza a infra-estrutura e participa de muitas delas
Atendimento ao telefone	Atendimento global ao cliente, exigindo maior conhecimento da empresa e de seus clientes
Manutenção de arquivos	Organização do sistema de dados e informações em arquivos manuais e eletrônicos

Quadro 1 - Mudanças no perfil do secretário

Fonte: Adaptado de Neiva e D’Élia (2009); Galindo, Souza e Carvalho (2012).

Diante do quadro comparativo, nota-se que houve uma enorme mudança no perfil desse profissional, a qual ocorreu como resultado da globalização, do avanço tecnológico e também da informatização. Nesse sentido, explicam Medeiros e Hernandes:

A(o) secretária(o) transformou-se, no mundo moderno dos negócios e nessa era de globalização da economia, em assistente executiva que domina habilidades requeridas num escritório, demonstra capacidade para desempenhar função de assistente administrativa que possa aliviar o executivo de trabalhos rotineiros e até de alguns especializados (MEDEIROS; HERNANDES, 2010, p.316).

Com a multiplicidade das funções desempenhadas atualmente pela secretária executiva, é preciso que essa profissional saiba administrar o conhecimento que adquiriu nos diversos processos que estão ocorrendo na organização; isto ocorre no momento em que a secretária trabalha com tópicos de áreas distintas, como administração, comunicação, finanças e também com documentos e outras atividades que fazem parte de suas atividades na empresa. Nos dias atuais, a secretária administra pessoas, toma decisões em situações significativas, muitas vezes conflitantes, e administra informações, o que faz com que tenha um papel importante nas organizações.  Para Veiga (2007, p. 21), “a secretária deixou de desempenhar um papel passivo, de simples executora de ordens e de tarefas mecânicas e passou a ser uma profissional ativa e participante, cada vez mais integrada aos negócios”.

Como apontado anteriormente, as transformações que ocorreram na sociedade causaram impacto nas organizações e nas profissões no geral, salientando-se a área de secretariado, por sua aproximação com os que tomam as decisões nas organizações, exigindo da secretária um processo constante de qualificação, onde não são desprezadas as capacidades técnicas, ao contrário, são aprimoradas, mas, primando para desenvolver novas competências interpessoais e profissionais.

2.2 As novas competências do profissional de secretariado

Neste mundo globalizado, cada vez mais as secretárias acadêmicas se tornam peça fundamental junto à coordenação de curso, pois sua agilidade, comprometimento e liderança são essenciais para manter organizado o tempo e o espaço do trabalho acadêmico e, por ser um trabalho em ritmo acelerado e de muita responsabilidade junto aos órgãos executivos, porque do trabalho dessas profissionais dependem o gerenciamento e administração das secretarias de cursos que precisam manter em dia suas diversas atividades junto a Coordenação de Aperfeiçoamento de Pessoal de Nível Superior - CAPES e Ministério da Educação - MEC. Destas profissionais depende o bom relacionamento e a construção de um relacionamento interpessoal com alunos e professores. A função das secretárias de curso de pós-graduação stricto sensu na atualidade resulta em um trabalho híbrido que engloba responsabilidades, capacidades administrativas[3] e gerenciais[4], essenciais para o bom funcionamento das secretarias e da própria instituição.

Conforme Nonato Junior (2009, p.168), [...] “uma profissão de nível superior ligada ao domínio organizacional, institucional e intelectual das ciências aplicadas – extremamente complexa e interdisciplinar, cujo foco de atuação está centrado nos trabalhos de assessoria”. Indo ao encontro do que diz o autor, registra-se que a secretária de pós-graduação stricto sensu responde por uma secretaria, lidando com alunos, docentes, setores internos, público externo e toda a gama de atividades administrativas que demandam conhecimentos específicos.

Nesse sentindo, Hansem e Silva (2009) apontam que na relação de capacidades que o secretário precisa possuir na atualidade deve constar sigilo e discrição; ter a capacidade de respeitar a pluralidade de opiniões; ser capaz de atuar em relacionamentos multiculturais, administrar e controlar as informações com competência e discernimento, ou seja, ser capaz de resolver problemas e administrar os conflitos. Além disso, nos dias de hoje, as grandes empresas, assim como as instituições educativas, exigem que os secretários tenham diversas competências profissionais e sejam capazes de entender de tudo um pouco. Entre as novas competências destaca-se: contabilidade, marketing, tecnologia de escritório, sistema de informação de dados, competência na transcrição e digitação de texto, ser fluente em inglês e espanhol, ter conhecimento de relações interpessoais; no caso da secretária de curso é necessário conhecer políticas públicas, gestão educacional, tendo em vista que os espaços educativos sempre são alvos de conflitos entre professores/alunos alunos/professores e professores/coordenação, culminando na administração pelas secretárias que precisam ser éticas e profissionais para lidar com essas questões, evitando constrangimento e prejuízo para a instituição.

As exigências profissionais da atualidade, que engessam competências e habilidades, colocam esses profissionais em interação permanente com vários públicos, internos e também externos, intermediando interesses e ligando realidades com atitudes criativas, optando sempre pelo diálogo. Nesse sentido, Mata explica:

O atual Secretário Executivo personifica um agente de conexão, atuando como interface entre clientes internos e externos, parceiros, fornecedores, gerenciando informações, administrando procedimentos de trabalho, preparando e organizando processos, para que soluções e decisões sejam tomadas com qualidade e foco em resultados (MATA, 2009, p.222).

Assim sendo, uma das incumbências das secretárias executivas nas instituições educacionais é facilitar o diálogo construtivo entre coordenação e professores e com a comunidade acadêmica em geral, tanto interna como externamente, visando: (a) melhorar o ambiente institucional; (b) estimular o desenvolvimento de parcerias entre as secretarias para aumentar o nível de informação; (c) gerar melhorias nas condições de trabalho; e (d) apontar possibilidades e limitações enfrentadas pelas secretárias no seu ambiente de trabalho. Consequentemente, haverá um favorecimento à reorganização das estruturas organizativas pretendidas pelas instâncias superiores das instituições de modo geral, visto que o secretário executivo é o profissional adequado para dar conta da logística do seu ambiente de trabalho.

3 Metodologia

3.1 Tipo de pesquisa

O artigo se apoia nas pesquisas bibliográfica e exploratória. Esta última segundo Gil (2008), na maioria dos casos envolve levantamento bibliográfico, entrevistas com pessoas que tiveram experiência e prática com o problema pesquisado, levando a uma maior clareza sobre o assunto. Lakatos e Marconi (2010) citam como tipos de fontes bibliográficas as provenientes de: a) imprensa escrita (jornais e revistas); b) meios audiovisuais (filmes, televisão); c) material cartográfico (mapas e gráficos); d) publicações (livros, teses, monografias, publicações avulsas, pesquisas etc.), oportunizando um universo vasto para pesquisa bibliográfica.  

Quanto aos objetivos, a pesquisa caracteriza-se como exploratória (TRIVIÑOS, 2009) e descritiva (GIL, 2008). O objetivo das investigações exploratórias é familiarizar-se com o fenômeno ou então obter nova percepção do mesmo e descobrir novas ideias (TRALDI; DIAS, 2011). Quanto aos procedimentos técnicos optou-se pelo estudo de campo, por se tratar de um grupo específico de secretárias dos cursos stricto sensu, e pela importância de aprofundar as questões alvitradas sem, no entanto, a preocupação estatística (GIL, 2008). Deste modo, a pesquisa também se caracteriza pela abordagem predominantemente qualitativa (MINAYO, 2010). 

3.2. Coleta e tratamentos dos dados

Os dados empíricos analisados foram coletados por meio da aplicação de um questionário aberto, que teve por objetivo principal analisar a função gestora das secretárias nos cursos de pós-graduação stricto sensu. O questionário foi composto por três (3) perguntas abertas, as quais trataram do papel da secretária na instituição; o grau de responsabilidade que envolve a gestão da secretaria; e as possibilidades e limites da unificação de secretarias. Os sujeitos da pesquisa foram cinco (5) secretárias[5] executivas de pós-graduação stricto sensu de uma universidade privada no município de Pelotas-RS, compondo o universo da pesquisa. A pesquisadora não esteve em contato direto com as entrevistadas, uma vez que o instrumento foi enviado e recebido via e-mail ao público-alvo.

A coleta dos dados foi realizada nos meses de setembro e outubro de 2015, sendo que 14 respostas foram consideradas válidas. Para preservar a identidade das secretárias, optou-se por enumerá-las como secretária 1, 2, 3, 4 e 5, as quais atuam nessa universidade como secretárias de curso de pós-graduação stricto sensu no tempo relativo entre 3 a 20 anos no cargo atual.

Com relação ao perfil das secretárias que participaram da pesquisa, observa-se a diversidade nas áreas de formação das profissionais em questão que são: Secretariado Executivo; Pedagogia; Letras–Português/Inglês, Letras–Espanhol e Respectivas Literaturas.

De posse dos dados passou-se a descrição e interpretação das respostas à luz da teoria tendo como técnica a análise de conteúdo com base nas orientações de Minayo (2010).

3.3 Análise e discussão dos resultados

Na sequência, apresentam-se os resultados com base na análise interpretativa descritiva, conforme as respostas obtidas através do questionário respondido, que revelou como as secretárias dos cursos de pós-graduação stricto sensu percebem sua função dentro da instituição pesquisada.

Quando questionadas sobre o papel da secretária na instituição, a maioria relata ser de extrema importância, por se tratar de um cargo com responsabilidades, que cumpre prazos e agendas junto aos órgãos internos e externos, além de terem que manter os alunos e professores informados sobre as diversas atividades acadêmicas internas e externas da instituição. Observa-se na fala das seguintes secretárias, “Creio ser de extrema importância, pois é a secretária que tem a responsabilidade de exercer as funções administrativas do Programa”. (Secretária1). “Nossa função é [...] manter organizado o programa, cumprir prazos, cumprir agendas externas e internas, manter os alunos informados” (Secretária 2). “De extrema importância, pois fornecemos todo tipo de suporte tanto para o aluno como para o professor” (Secretária 3); “[...] respondo pela secretaria de pós-graduação stricto sensu [...] sendo responsável por todas as questões executivas e administrativas” (Secretária 4).

As colocações das secretárias mostram que o nível de responsabilidade da profissão evoluiu ao longo dos tempos, chegando ao patamar de gerência executiva em alguns casos, nos cursos de pós-graduação. Enaltecem Neiva e D’Élia (2009) que hoje o secretário executivo é parte importante na estrutura organizacional, visto que é o elo entre a empresa – no caso estudado, a instituição – sendo o intermediário das relações entre alunos, docentes, setores e também o público externo, gerenciando e coordenando a secretaria. No tocante à importância desse profissional Medeiros e Hernandes (2010, p.32) concorda com as falas das entrevistadas quando diz que “é uma profissional importante que representa o executivo com eficiência e eficácia nas instituições educativas.” Para dar conta das diversas funções executivas acumuladas ao longo das décadas com eficiência e eficácia é preciso que as secretárias estejam sempre inovando em seu aprendizado, através de reciclagem constante nas diversas áreas que atuam para dar conta da execução das tarefas colocadas sob sua responsabilidade.

Com  relação  à  questão  do  grau  de  responsabilidade   que   envolve  a  gestão  da secretaria, pode-se constatar que das cinco  entrevistadas,  três deram repostas evasivas quanto ao grau de responsabilidade de suas funções, detendo-se no que aponta o Regimento[6] dos Programas de Pós Graduação (RPPG) quando  apontam tarefas rotineiras, o que vai de encontro ao relato das seguintes secretárias que dizem realizar, “cumprimento de prazos e reuniões” (Secretária 2); “organização da secretaria incluindo parte acadêmica e administrativa, assessoria aos professores e alunos” (Secretária 3); “atendimento, organização de toda parte acadêmica, organização e suporte aos professores e coordenação.” (Secretária 5).

As respostas remetem a uma rotina de auxiliar de secretaria e não a um cargo de secretária executiva que já na sua essência não se resume em atividades unicamente rotineiras. Segundo Medeiros e Hernandes (2010, p.21) a “essência da profissão não se resume em tarefas rotineiras de escritório, mas pelo domínio de determinados conhecimentos e habilidades, particularmente os relativos a finanças, economia, marketing, administração, comércio exterior, contabilidade, tributação e relações humanas no trabalho”. As respostas obtidas nessa pergunta levam a crer que nem todas as secretárias de curso de pós-graduação stricto sensu exercem função de secretária executiva, revelando a fragilidade da categoria na instituição pesquisada.

No entanto, duas delas declaram executar as tarefas recomendadas pelo Regimento do Programa de Pós-Graduação (RPPG) e muitas outras que não fazem parte do referido documento conforme se pode verificar em seus relatos, “[...] preparar a agenda das reuniões; registrar as atas das reuniões e das defesas públicas; [...] supervisionar os serviços de digitação dos documentos oficiais do Programa e realizar outros serviços por delegação do coordenador” (Secretária 1). Já outra secretária expõe de forma clara as diversas funções que realiza junto à secretaria de pós-graduação stricto sensu. Segundo ela realiza, [...] Controle de notas (entrega pelos professores e inserção nos sistemas), [...] Confecção e assinatura de atestados; Controle e armazenamento de dissertações e teses; [...] Solicitação e controle de material para uso no PPG, incluindo salas e equipamentos; Atualização da página web; Prestação de contas; [...] Preparação e preenchimento de relatórios, incluindo Plataforma Sucupira; resolução de problemas com proatividade. (Secretária 4).

Conforme o relato da última secretária, ela exerce atividades ligadas às áreas de administração, contabilidade e informática, além de todas as outras citadas no Regimento do Programa de Pós-Graduação - RPPG. O que leva a pensar que todo funcionário precisa estar atento às necessidades da instituição, principalmente não se acomodando na função e não se habituando a fazer meramente o que diz o regimento; funcionários competentes vão além dos manuais, assumindo novas responsabilidades, lançando-se em novos desafios profissionais. Para tal fim, precisa ter competência e ousadia, estar sempre buscando formação e treinamento constante em diversas áreas gestacionais. Conforme Chiavenato (2010, p.520), todo funcionário precisa possuir um conjunto de competências básicas para desenvolver suas atividades na empresa. [...] “Sendo importante adquirir e agregar novas competências que sejam fundamentais para o sucesso do negócio da empresa [...]”, neste caso, a instituição educacional.

As instituições no século XXI esperam que seus profissionais estejam atentos às competências que dominam e invistam em qualificação profissional. De igual modo, que sejam ajudadas para identificarem e sanarem suas falhas, com opiniões, questionamentos e sugestões, exatamente pelo domínio que esses profissionais possuem do campo de trabalho, devido à visão abrangente que têm de gestão de secretarias, como secretária executiva que já conquistou sua autonomia em gerir seu trabalho. O processo de autonomia que certas secretárias têm na instituição pesquisada remete à pergunta de número três, a qual buscou saber a opinião das secretárias sobre as possibilidades e limites da unificação de secretarias. Nesta pergunta, não se obteve consenso entre as secretárias entrevistadas, sendo que uma delas não respondeu a pergunta. Das que responderam duas dizem não ser favoráveis devido às peculiaridades de cada secretaria e de cada curso na instituição, pois cada coordenação tem seu jeito próprio de delegar funções. Isto pode ser verificado pelo relato das entrevistadas que dizem: “Penso não ser viável a unificação das secretarias, porque cada secretaria tem as suas especificidades e coordenação distintas. [...] a manutenção do espaço próprio para cada programa é imprescindível para o bom funcionamento dos cursos e de todas as suas atividades”. (Secretária 1); “Acredito que não seja proveitoso, visto que cada programa de pós-graduação tem suas especificidades e particularidades.” (Secretária 2). Na visão dessas profissionais nota-se insatisfação com o processo, tendo em vista que se trata de cursos diferentes e com clientela distinta que poderá não se adaptar bem a unificação. Além do mais, nem todas as secretárias tem o mesmo grau de autonomia nas secretarias, sendo a falta de autonomia na gerência da secretaria um grande empecilho nessa junção, já que algumas têm e outras não.

A terceira secretária relata que “acha interessante, pois padroniza todos os processos administrativos” (Secretária 3). No entanto, a resposta foi evasiva, sem perspectiva e ponderação sobre o assunto, por se referir à padronização dos processos administrativos, mas não diz que processos são esses, o que deixa dúvidas do seu domínio sobre o processo de unificação, muito menos sobre as possibilidades e limites dessa junção.

Entretanto, a quarta secretária deixa claro sua preocupação com a unificação das secretarias expondo claramente sua posição sobre esse processo de forma pensada e refletida, mostrando comprometimento com as mudanças estruturais e gestacionais que estão por vir, que certamente irão afetar seu ambiente e rotina de trabalho. Segundo seu depoimento, “não sou resistente a mudanças, mas é necessário que sejam analisadas as condições de uma unificação. As responsabilidades devem ser estabelecidas, os Programas não podem perder a sua referência, qualidade administrativa e também acadêmica” (Secretária 4).

Certamente esta profissional está tendo uma visão mais alargada do processo, porque na junção das secretarias, o trabalho será realizado em equipe, coisa que antes não acontecia. Estas profissionais irão atuar de forma interativa em prol de objetivos comuns, porém precisam saber trabalhar em equipe e precisam aprender a dominar a tarefa, o relacionamento e a emoção. Momento difícil para profissionais que estão habituadas a trabalharem sozinhas nas secretarias. Nesse ínterim, cabe à instituição pesquisada analisar conjuntamente com estas profissionais a melhor forma de organizar o processo, para que não incorra num processo desmotivador e com baixo índice de aprovação entre as colaboradoras, vindo a prejudicar a excelência e a produtividade da própria instituição junto aos órgãos competentes internos e externos.

No processo de unificação das secretarias não se pode ignorar o fato de as profissionais desempenharem suas atividades há vários anos na instituição e serem oriundas de áreas de formação distintas, o que poderá causar tanto divergências como soma de conhecimentos e competências. Tudo vai depender do grau das relações pessoais que forem desenvolvidas e da forma como o processo será implantado; até porque, estarão reunindo profissionais com formações diferentes, com responsabilidades semelhantes, mas com categoria salarial diferenciada. Atuam na função de secretárias, possuem o status de secretária, porém algumas são pagas como Assistentes de Secretaria. Nesse sentido, explica Neves que o status adquirido:

[...] depende do esforço e do aperfeiçoamento pessoal. Por mais rígida que seja a estratificação de uma sociedade, e numerosa os status atribuídos, há sempre a possibilidade de o indivíduo alterar seu status pela habilidade, pelo conhecimento, pela capacidade pessoal. Essa conquista do status deriva, portanto, da competição entre pessoas e grupos e constitui vitória sobre os demais (NEVES, 2007.p.72).

Neves (2007) alerta para a importância do esforço pessoal de cada profissional dentro das organizações, mostrando que têm capacidade de superar limites e possibilidades frente às inovações procuradas pelas empresas na atualidade. As instituições privadas buscam estar sempre bem assessoradas para poderem enfrentar a concorrência, principalmente das faculdades a distância que entraram com tudo no mercado brasileiro, ofertando diversos cursos com preços acessíveis e convidativos diante dos valores das universidades presenciais, que precisam manter um quadro de mestres e doutores, elevando, assim, os preços das mensalidades, o que dificulta muito concorrer com os cursos de Ensino à Distância - EaD. Daí a necessidade de contar com profissionais altamente qualificados, o que fará a diferença para quem tiver que optar entre ter um atendimento presencial de qualidade a um atendimento virtual nem sempre satisfatório.             

4 Conclusão

A pesquisa teve como objetivo geral analisar a função gestora das secretárias nos cursos de pós-graduação stricto sensu em uma instituição de ensino privado no município de Pelotas, RS. A pesquisa mostrou que o papel dos profissionais do secretariado ao longo dos séculos foi significativamente alterado, devido às necessidades das organizações se reestruturarem diante dos avanços tecnológicos e do processo de globalização que desafiam constantemente os espaços organizacionais e, conseguintemente, a atuação dos secretários, que tiveram que abandonar a produção, meramente técnica, para dar lugar a um profissional proativo que sabe congregar diferentes estratégias, com diferentes competências, para melhor gerir sua profissão.

Os resultados obtidos através da pesquisa de campo não são conclusivos, considerando a limitação do estudo, tendo em vista que a pesquisa atingiu apenas uma universidade. A pesquisa exploratória realizada somente com cinco secretárias de curso de pós-graduação stricto sensu, indica que algumas entrevistadas não atuam como secretárias executivas, tendo pouca ingerência sobre os processos das secretarias, além de terem autonomia restrita na tomada de decisões, restringindo-se a executar tarefas estritamente regimentais, o que mostra certo desnivelamento profissional entre as secretárias da instituição pesquisada. Do mesmo modo, determinadas profissionais relatam ter autonomia para atuar junto a órgãos internos e externos sem precisar da autorização da coordenação do curso, mostrando proatividade no desempenho da função, além de terem um grau elevado de responsabilidade junto à secretaria e aos órgãos fiscalizadores externos. No que tange à unificação das secretarias, a pesquisa revela uma divisão de opiniões entre as entrevistadas, o que poderá gerar um conflito de gestão, causando dificuldade na operacionalização entre as secretarias dos diversos cursos, ora separados, que passarão a atuar no mesmo espaço físico, porém sob perspectivas e entendimentos de gestão e responsabilidades diferenciadas, tendo-se em vista que os cursos continuarão sob a responsabilidade de coordenações diferentes. Quanto à identidade profissional na instituição pesquisada, nota-se que as profissionais ocupam o cargo de secretária executiva, porém são contratadas como assistente de secretaria, dificultando assim a formação de uma identidade na instituição.

Os resultados, de certa forma, convergem com a literatura sobre o tema, que vem mostrando a evolução da profissão, como apontam Chiavenato (2010), Medeiros e Hernandes (2010), Neves (2007), Mata (2009), Nonato Junior (2009), Veiga (2007) e Moreira (2009), que mostram a importância dos profissionais estarem em constante aperfeiçoamento profissional, aliando habilidades acadêmicas à atuação profissional, procurando manterem-se abertos as mudanças organizacionais, de forma a contribuir com o crescimento da instituição nos diversos seguimentos em que a mesma for investir. Os profissionais do século XXI precisam aliar formação acadêmica, habilidade profissional, autonomia e experiência nas relações interpessoais, numa postura de querer sempre aprender mais ao longo da vida pessoal e profissional, fazendo a diferença nas organizações, sejam elas institucionais ou não.

Diante do exposto, compreende-se que há necessidade de aprofundar o tema, pois foram analisadas opiniões de um grupo muito pequeno, significativo sim, embora fosse importante conhecer parecer de outras secretárias. Uma proposta para futuros estudos é a realização de pesquisa em outras instituições educacionais, de forma a garantir uma maior robustez à discussão.

Abstract

In academic and professional activities, as well as in all stages of life, it is necessary to make a reflection on the learning moments that we live. Each one of these moments has its relevance and importance for academic and professional growth. This article makes a reflection of the studies proposed in the postgraduate course in "Organizational Behavior and Human Resource Management" which discussed the management processes of organizations in the world system, showing advances and regressions in this process. The article had the goal to understand in a particular private institution the management function of the secretaries in stricto sensu postgraduate courses in a private educational institution in the city of  Pelotas, RS, ascertaining what is their role in this institution, verifying possibilities and limits of a probable unification of departments. The utilized methodology was the bibliographical and exploratory research through open questionnaire. The study showed that the experience and acting of the Executive Secretary, in other words, the person performing the function in the ambit of the organization, is essential to build the relationship "student / professor / university", as well as it is indispensable to the creation of a propitious and motivator environment for the smooth progress of work, committed and participatory, to strengthen the entire university organization in this highly competitive world. Therefore it's necessary to align the professional practice and specific knowledge to carry out the work effectively and efficiently. Regarding the unification of the departments, it was concluded that there is no consensus among those interviewed, which can cause difficulties at the junction and may harm the deployment and productivity of the work.

Keywords: Postgraduate stricto sensu. Secretariat. Management function.

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