GESTÃO DA PERMANÊNCIA NAS INSTITUIÇÕES DE ENSINO SUPERIOR (Parte 4: Passos para Implantar a Gestão da Permanência)

Por Wille Muriel

A implantação da gestão da permanência na IES ou mesmo no curso, não se constitui numa ação simples. É preciso cumprir alguns passos fundamentais para preparar o meio acadêmico para uma mudança significativa dos hábitos de relacionamento.

A primeira ação é de comunicação das possibilidades de gestão da permanência e da sensibilização dos professores e colaboradores para essa necessidade. Isso pode ser feito por meio de uma mensagem liderada pela direção da IES e, de maneira complementar, uma palestra sobre o tema. Esse é o momento certo para compor uma equipe de permanência convidando alguns profissionais que trabalham na IES e que demonstraram grande interesse pelo tema.

A composição e capacitação da equipe são aspectos fundamentais para o sucesso no período de implantação da gestão de permanência. Primeiro compõe-se um pequeno grupo e só depois o transforma numa equipe. Esse processo de transformação é marcado pela identificação de habilidades complementares, compromisso com objetivos, metas claras de desempenho e abordagem comuns, pelos quais todos da equipe se consideram mutuamente responsáveis.

Já com a equipe inicia-se o trabalho de diagnóstico, sendo resultado de uma análise qualitativa dos dados e informações.

O segundo passo dá-se pela análise minuciosa dos documentos institucionais e dos relatórios da Comissão Própria de Avaliação (CPA), sob a ótica da permanência. A questão é: como utilizar os instrumentos de avaliação da CPA para buscar informações sobre a permanência de alunos?

O terceiro passo ocorre pela coleta de informações quantitativas sobre os alunos, professores, colaboradores e resultados obtidos nas últimas avaliações externas.

O quarto passo, voltado para colher informações sobre os cursos, deve auferir o número de graduações, os conceitos das avaliações oficiais; a relação de candidatos por vaga nos últimos três processos seletivos; a evasão por semestre em cada curso de graduação, e; dados específicos que chamam a atenção pela importância para analisar a evasão.

O quinto passo, voltado para a análise do composto mercadológico e da concorrência, busca informações sobre o preço das mensalidades de todos os cursos da IES e a indicação dos principais concorrentes diretos.

A análise dessas informações é fundamental para o desenvolvimento das reuniões com a equipe interna de gestão da permanência (EGP). Ela indicará as necessidades de desenvolvimento das primeiras parcerias com as diversas estruturas dentro da própria IES. A prioridade das parcerias dependerá de cada caso, mas, para cumprir os objetivos dessa exposição, indica-se um caminho possível para integrar as principais unidades de gestão ao trabalho da equipe de permanência.

A primeira parceria deve ser com a Comissão Própria de Avaliação (CPA). O Relatório da CPA indica aspectos importantes para compreender a percepção dos alunos em relação aos serviços da IES. A parceria é necessária para compreender melhor os resultados da Avaliação Institucional na IES e incluir nos questionários de avaliação algumas questões pontuais, importantes para a gestão da permanência.

A segunda indicação de parceria ocorre pela análise dos dados de evasão. A Secretaria Acadêmica possui informações estratégicas para a gestão da permanência. Essas informações indicam: número de alunos matriculados por curso, turno, turma, transferências, cancelamentos, abandonos, alunos de programas governamentais, com financiamentos, bolsistas, alunos egressos, dentre outras informações fundamentais para o período de análise e diagnóstico da evasão na IES.

A análise dos dados fornecidos pela CPA e pela Secretaria Acadêmica indicarão focos para ações imediatas da equipe de gestão da permanência. Essas primeiras ações são importantes para dar início ao processo de mudanças, identificar pontos de resistências dentro da IES e reforçar o apoio da direção para que as mudanças ocorram.

Os resultados dessas análises e a indicação das primeiras ações devem ser compartilhados com a CPA e a Secretaria Acadêmica. Isso se faz necessário para reforçar a parceria com essas unidades, dando indicações de continuidade e reforçando o feedback.

Além da parceria com essas unidades, outras são fundamentais para o sucesso da gestão da permanência nas IES brasileiras:

• Setor de Estágios: para compreender os processos de encaminhamento para a profissão e gestão de carreira.
• Gestão de Marketing: para que possam compreender a contribuição da gestão da permanência para o marketing de relacionamento da IES e dos cursos e para que percebam essa ação como uma nova oportunidade para a integração das perspectivas e da abordagem de professores e corpo técnico-administrativo.
• Gestão de Pessoas: para buscar o apoio do setor que indica e desenvolve programas de treinamento para melhorar o atendimento na IES.
• Tecnologia da Informação: para compreender melhor todo o trabalho desenvolvido pela IES, os serviços online que ela oferece a seus alunos e professores e também para orientá-los quanto ao tipo de sistema que precisamos desenvolver para produzir dados e informações, realizar análises e aplicar ações proativas voltadas para a permanência.
• Coordenações de Curso: o envolvimento das coordenações de curso nesse processo é imprescindível para o sucesso das ações de permanência, pois será pela coordenação de curso que a cultura da permanência envolverá o professor. O primeiro a ser convidado para participar é exatamente o coordenador do curso, indo para os núcleos docentes estruturantes, professores de tempo integral e parcial, até alcançar toda a organização educacional.
• Assessoria de Comunicação: a comunicação assume papel importante para reforçar atitudes positivas, comunicar conquistas e envolver todas as pessoas no processo.
• Setor Financeiro: questões financeiras são apontadas como a principal causa da evasão no ensino superior brasileiro. O Setor Financeiro deve criar e oferecer serviços de financiamento e outras possibilidades, como bolsas, programas governamentais, patrocínios, ou seja, soluções para manter o aluno estudando. Ressalta-se que esses serviços devem ser oferecidos já como soluções prontas, adequadas às necessidades dos alunos. Não é apenas de negociação de débitos o que está se indicando aqui, mas também a venda de serviços financeiros para os alunos.

Uma boa estratégia para buscar a parceria com esses setores dá-se pela oferta de um curso de curta duração para cada gestor de área. Esse curso deve ser específico sobre a temática da evasão e da gestão da permanência e com certificação para que possam percebê-lo como um acréscimo ao portfólio profissional. Lembre-se: Se nesse momento não for oferecido nada que os interessem diretamente a participação pode não ocorrer. Todas as ações de aproximação para a parceria devem ser bem pensadas, planejadas e executas. O curso é importante também para anotar as percepções desses profissionais quanto às questões que são fundamentais para a gestão da permanência, como, finanças, desempenho acadêmico, motivação, participação, atendimento e relacionamento.