Carta Consulta realiza curso sobre Captação e Retenção de Alunos & Política de Egressos
Carta Consulta realiza curso sobre Captação e Retenção de Alunos & Política de Egressos
Conhecer a própria Universidade, saber comunicar seus diferenciais e promover relacionamentos duradouros são os segredos para o sucesso de programas de Captação, Retenção e Egressos
*Carolina Fraga
A busca pela sustentabilidade acadêmica e financeira, em um contexto cada vez mais competitivo, tem feito com que as Instituições de Ensino Superior (IES) desenvolvam novas políticas de relacionamento com foco na captação de alunos e na permanência dos seus estudantes na universidade. Com o objetivo de conhecer o que tem sido realizado nesta área, gestores de Faculdades públicas e privadas de todas as regiões do país vieram a Belo Horizonte nos dias 18 e 19 de junho para participar do quinto encontro sobre Captação e Retenção de Alunos e Política de Egressos, realizado pela Carta Consulta. Nos dois dias de evento, foram abordados temas relacionados ao planejamento e execução de estratégias para a captação e permanência de alunos e para o desenvolvimento de uma política de egressos sistematizada e eficaz.
O curso contou com a presença de profissionais experientes no desenvolvimento destes programas em Instituições de Ensino Superior, dentre eles um dos maiores especialistas americanos sobre o tema, o Professor Trent Argo, que já atuou como Presidente da Associação Americana dos Diretores de Captação de Estudantes das Universidades nos Estados Unidos e que atualmente é Vice-Presidente de Enrollment Management na Bluefield College, na Virginia, EUA. Em sua exposição, Trent mostrou que as universidades americanas há algumas décadas têm enfrentado os mesmos desafios vivenciados nos últimos anos pelas IES brasileiras e apontou que o melhor caminho para enfrentar esta nova realidade é estabelecer um relacionamento proativo junto aos alunos e egressos.
Para Trent, obter sucesso no programa de captação envolve, além de escolher os canais de divulgação adequados, conhecer a instituição e, consequentemente, os seus diferenciais. A partir daí, segundo ele, a IES tem melhores condições de avaliar qual o seu público potencial e como se comunicar com ele de forma eficaz.
Divulgação
Enquanto novas estratégias e tecnologias precisam ser incorporadas às práticas de captação das Instituições de Ensino, estudos mostram que os estudantes preferem a combinação entre abordagens no meio eletrônico e em outros tradicionais, como cartas e telefonemas, no momento de receber mais informações sobre as instituições. Em sua apresentação, Trent mostrou os resultados de uma pesquisa realizada em 2010 pela Noel-Levitz, empresa americana de consultoria para Instituições Superiores, com mais de 1.000 estudantes norte-americanos, que revela que 49,9% dos entrevistados gostariam de conhecer mais sobre as universidades através de uma combinação de cartas, e-mails e telefonemas. Já 41,6% preferem receber somente cartas. Dos entrevistados, 4,5% gostariam de saber mais sobre as IES somente por e-mail, a mesma porcentagem que disse preferir ser informado só por telefone.
Apesar de revelar que os alunos também gostam de receber informações sobre as universidades através de canais mais tradicionais, a pesquisa também mostrou que os estudantes estão bastante atentos aos sites das instituições. Segundo o estudo, 24% dos entrevistados já tiraram uma faculdade de sua lista de preferências porque tiveram uma impressão ruim do seu sítio eletrônico. Outro dado que confirma esta tendência é o fato de 65% dos estudantes entrevistados afirmarem terem ficado mais interessados por alguma instituição por causa do seu site.
Permanência
Um erro comum cometido pelas universidades é parar as ações de relacionamento quando o aluno é admitido. Quando a IES deixa de ouvir o estudante de forma ativa, negligencia o seu papel de orientá-lo, o que, em última instância, pode aumentar a evasão. Ao tratar sobre o tema, Trent fez uma exposição sobre os motivos mais comuns para o desligamento dos estudantes, que, segundo ele, estão relacionados a fatores acadêmicos, motivacionais, psicológicos e financeiros.
Para a surpresa dos participantes, o especialista contou que um dos problemas de evasão mais recorrentes nas universidades americanas é o despreparo dos estudantes em relação ao conteúdo visto em sala de aula. “Nos EUA também é comum os alunos chegarem despreparados, especialmente em áreas como matemática e inglês. Muitas vezes os estudantes precisam ficar por períodos de até um ano fazendo cursos preparatórios oferecidos pela Faculdade para só então começarem a cursar as disciplinas do curso de graduação”, conta o especialista.
Uma das iniciativas apresentadas por ele para contornar o problema da evasão, além das aulas de nivelamento, é a utilização de um sistema de alerta com indicadores sobre frequência e inadimplência. “O aluno que falta três aulas consecutivas de uma mesma disciplina provavelmente irá evadir. Isso acontece, geralmente, porque ele não está conseguindo acompanhar o conteúdo ou porque não percebe o valor daquela disciplina para a sua formação. Nestes casos, seria necessária a integração de informações entre professores, coordenação e setor de auxílio ao aluno, para orientá-lo antes que ele decida evadir”, indica. Segundo Trent, este mesmo sistema também pode ser utilizado em relação à inadimplência, só que desta vez integrando dados do financeiro ao setor de apoio ao estudante.
As novas tecnologias que podem colaborar tanto com a captação quanto com a permanência dos alunos foram apresentadas pelo Professor Tiago Muriel na última palestra do primeiro dia de evento. Especialista em Tecnologia para IES e Diretor da CONSAEjur, Tiago mostrou alguns casos nos quais a digitalização colaborou para a integração de dados entre diferentes setores das instituições, facilitando a implantação de programas voltados para a permanência dos alunos.
Egressos
No segundo dia de evento, o tema principal foram as políticas de egressos. O estudo de caso sobre o assunto foi apresentado por uma egressa do curso de Captação e Retenção de Alunos & Política de Egressos, a Subcoordenadora do “Programa Sempre UFMG”, Tatiana Queiroz, que participou do curso em 2010. A palestrante mostrou aos participantes como funciona o projeto de egressos da Universidade Federal de Minas Gerais e deu orientações para as instituições que pretendem desenvolver políticas para ex-alunos.
Ao apresentar o projeto, Tatiana destacou que a sua participação como aluna no curso de Captação e Retenção de Alunos & Política de Egressos em 2010 foi fundamental para a implantação de algumas ferramentas que hoje fazem parte do Programa desenvolvido pela UFMG. “Depois do curso, implantamos um processo de envio de mensagem eletrônica aos calouros, com o objetivo de apresentar o Programa assim que eles se registram no e-mail da UFMG”, revelou. Ela contou também que, com a participação no curso, percebeu que a Universidade precisava informar melhor os seus alunos e ex-alunos sobre o que estava sendo realizado em cada área acadêmica. Assim surgiu o “UFMG Portas Abertas”, informativo eletrônico segmentado por área, voltado para os egressos. “O resultado deste projeto, que também nasceu depois da minha participação no curso, está sendo muito bacana. Neste espaço divulgamos eventos culturais e acadêmicos abertos à participação dos egressos”, contou.
Realidade brasileira
Nos dois dias de evento, a contextualização da experiência americana para a realidade brasileira foi feita pelo Economista Wille Muriel. Segundo Wille, é possível adaptar modelos internacionais, como o americano, para a realidade das instituições brasileiras. Para isto, ele afirma que é necessário estar atento aos projetos que a universidade pode desenvolver de forma a integrar os alunos e egressos, fazendo com eles não queiram se desvincular da IES nem mesmo depois de formados.
Nos momentos de debate sobre a aplicação dos programas na realidade brasileira, um ponto comum destacado pelos participantes foi a dificuldade de conseguir a adesão do corpo docente. Para os gestores, a participação dos professores em programas de permanência é dificultada pelo fato de que grande parte destes profissionais são horistas. Sobre este tema, Wille ponderou que as IES precisam verificar se têm comunicado aos professores quais as suas expectativas em relação à sua atuação. “Apesar da dificuldade real de conseguir uma integração maior ao trabalhar com professores que não são vinculados à universidade, antes de qualquer coisa é necessário verificar se a IES tem comunicado ao docente, desde a contratação, quais as funções dele e as expectativas da universidade em relação ao seu desempenho”, explica.
Wille concluiu a sua participação destacando a importância de se conseguir a adesão da direção da instituição para o desenvolvimento destas políticas, uma vez que elas dependem da sinergia entre diversos departamentos. Além disso, ele frisou que é importante pensar estes programas a médio e longo prazo e tentar fugir do imediatismo que tem assolado as instituições na busca por resultados rápidos. “O planejamento de um programa estruturado, com responsáveis, ações e metas e, além disso, a avaliação sistêmica dos resultados, pode contribuir para a construção de políticas que realmente transformem a cultura das universidades no que se refere ao relacionamento com os seus alunos e com a comunidade”, finalizou.