APLICAÇÃO DO PDCA NA GESTÃO DE CURSOS: UMA ALTERNATIVA PARA QUEBRAR CICLOS SEMANAIS REGIDOS POR URGÊNCIAS INFINITAS

Por Wille Muriel

Como pensar uma rotina de trabalho para a semana de um coordenador de curso?

Pode ser por meio de ciclos semanais. Os ciclos são interessantes para os gestores de cursos, pois indicam rotinas fundamentais para sistematizar o trabalho, evoluindo as práticas ao longo das semanas, fazendo-se melhor a cada volta no ciclo.

O ciclo clássico da gestão é o PDCA (plan; do; check; act), ou seja, planejar, realizar, acompanhar e agir. Dentro desse Ciclo de Deming[1], o coordenador de curso deve organizar o seu tempo para o planejamento da semana, a realização de ações, a supervisão do trabalho de seus liderados e a ação para corrigir rumos, replanejar e reorganizar a sua gestão.

Começar a semana atacando um conjunto de pendências urgentes pode não ser a melhor maneira de gerir um curso. Esse constante sentido de urgência urgentíssima pode levar a gestão para uma dimensão onde ela se resume na realização (do) empobrecendo, limitando a sua abordagem.

Por outro lado, a falta de tempo é uma questão a ser pensada, pois justifica o não pensar o curso e o não responder questões fundamentais para o sucesso do projeto pedagógico: Como cuidar do desenvolvimento da carreira dos alunos? Como captar os melhores alunos possíveis para o curso? Como envolvê-los com ações de extensão ou iniciação científica? Como desenvolver metodologias envolventes no ensino não presencial? Como pensar e praticar uma boa política de egressos? São exemplos de questões prioritárias na gestão de um curso, mas que, normalmente, são deixadas em segundo plano.

Sem essas respostas, cria-se a fórmula do fracasso certo: Inoperância muito bem justificada pela dinâmica do mundo contemporâneo.

É preocupante imaginar que tal prática gera a cultura do improviso na gestão de cursos, onde os sustos são uma constante, os números apresentam variações inebriantes e os resultados se justificam pela influência de variáveis externas, como que se tudo o que se fizesse na gestão interna do curso fosse perfeito em ordem e estratégia. Mas, desafortunadamente para muitos de nós, esse não é o mundo real. As dinâmicas das variáveis externas não dão bola para os nossos casos. Elas simplesmente existem como que por um acaso no tempo e no espaço e não foram feitas para estabelecer benesses ou impor punições.

A concorrência? Sim, a concorrência se estabelece pela ação de homens e mulheres que decidem nas organizações. Pessoas de carne e osso que sustentam famílias com o seu trabalho duro e que foram forjadas numa lógica capitalista onde o mais “competente” ou o melhor “adaptado” ou ainda, o mais “criativo” vence o “mais fraco” que é, supostamente, aquele que apresenta limitações quanto a essas características. Devem vencê-los para melhorar o mercado, o que significa melhorar a prestação de serviços aos clientes, as condições de pagamento, a eficiência na utilização dos recursos de produção e comercialização ou aumentar a rentabilidade das ações. Eles aprenderam que a eliminação dos mais fracos melhora o mercado.

Os avanços tecnológicos? Sim, ocorrem para o desenvolvimento da sociedade digital. Ficam-se muito ricos com isso. Desbancam-se impérios e criam-se outros, numa lógica schumpeteriana virtualmente ilimitada, senão, por ele, o tempo - a nova moeda da humanidade.

O tempo, esse tão escasso recurso se faz assim, diminuído, certamente por conta da ansiedade humana. As noites de domingo já não são as mesmas, pois é onde iniciamos o trabalho da semana, pensando nas inúmeras urgências que precisam ser resolvidas na segunda-feira. E, madrugada afora, a necessidade de mandar uma mensagem para alguém se torna um incidente diplomático de proporções catastróficas. Tudo nos parece mais complexo, mais incerto, mais inseguro nesse contexto de urgências, causando maior ansiedade.

Voltando-se ao caso, e o planejamento da semana? De quanto tempo necessitam as coordenações de cursos para planejar uma semana de trabalho? Não se fala do planejamento da década, nem do ano, nem do semestre ou do mês. Mas apenas o plano para uma semana.

Duas horas seriam suficientes? Senão? Por quê? É estranho imaginar que duas horas não são suficientes para se planejar uma semana de trabalho? Então, das 40 horas semanais, duas voltar-se-iam para o planejamento do que fazer ao longo da semana e, quem sabe, de um plano B para cuidar das contingências? Em verdade, fala-se aqui, mais da organização ou da programação das ações do que de planejamento.

Essas duas horas poderão impactar muito positivamente na redução da carga de trabalho do coordenador de curso, porque o planejamento traz consigo o benefício da antecipação. Finalizado o plano deve ser comunicado para a equipe de gestão do curso também conhecida por Núcleo Docente Estruturante (NDE). Essa comunicação serve para informar e mobilizar a equipe em torno da execução de ações e todos que vão participar do trabalho devem compreender com exatidão tudo o que foi proposto e o que devem fazer.

Com um plano em mãos e com a equipe mobilizada e consciente do que precisa realizar parte-se para o próximo passo: Execução. Fazem parte da execução, cuidar das urgências pela ordem de prioridade, ministrar aulas, atender alunos e professores, organizar documentos, fazer reuniões com a diretoria, controlar indicadores de qualidade, fazer relacionamentos, escrever artigos, orientar alunos, administrar conflitos, receber comissões do INEP ou responder às demandas do MEC.

Essa talvez seja a parte mais abrangente do trabalho das coordenações de cursos, e por essa razão devem ser muito bem planejadas, tendo como objetivo principal do plano, alcançar grande eficiência na realização das ações, sobretudo, sob o aspecto da gestão do tempo.

Na realização das ações é preciso evitar arestas ou assuntos sem conclusões. Lembre-se de que, com a intensificação das tecnologias de comunicação, a interação entre as pessoas atingiu níveis nunca antes imaginados. Com a intensificação da interatividade o tempo ficou escasso, pois o feedback ocorre em tempo real. Quanto mais feedbacks gerados, maior será o tempo utilizado na comunicação e isso pode ter um impacto muito positivo na qualidade da análise e, consequentemente, das decisões. Mas por outro lado, consome mais esforço e, em muitos casos, com assuntos que não necessitam de aprofundamento, gerando grande desperdício.

A realização das ações deve ser bem planejada, e o plano bem flexível para se adequar às contingências da semana. A falta de planejamento pode transformar a execução numa espécie de buraco negro na gestão de cursos: Quanto mais objetos jogados no buraco maior ele se torna. O planejamento com foco em ganhos de eficiência pode quebrar essa lógica absurda, pois se estabelece prioridades, foco, cronograma, coordena ações e é, ao mesmo tempo, flexível para lidar com as circunstâncias.

Outra atividade própria do ciclo é a supervisão das ações. A coordenação de curso precisa avaliar se o que foi planejado está sendo realizado e a qualidade da execução das tarefas acadêmicas, orientar professores e colaboradores para que tudo saia de acordo com os objetivos do plano. Orientar as pessoas durante o período de execução é uma forma de humanizar a gestão do curso, pois de que adianta avaliar o que foi feito apenas no final do processo, ou seja, no fim do ano, do semestre ou mesmo da semana.

E a última, mas não menos importante fase do Ciclo de Deming é a ação. Se aplicada à gestão de cursos essa fase pode provocar mudanças no planejamento original, corrigir metas, mudar estratégias e, o mais importante, aprender para melhorar o desempenho da gestão ao longo do ciclo. A melhoria do desempenho dentro dos ciclos é como a melhoria de um carro de Fórmula 1. Durante os treinos, a cada volta, toma-se o tempo da volta; para-se no box para ajustes na relação de marchas, na calibragem dos pneus, na inclinação dos aerofólios, no enrijecimento da suspensão, tudo isso para aumentar a eficiência do carro nas próximas voltas, o que significa, objetivamente, reduzir o tempo da volta utilizando-se a mesma taxa de consumo de combustível e aumentando longevidade dos pneus. Pois bem, a gestão de cursos por meio de ciclos de curto prazo apresenta a mesma lógica. Cada semana é um ciclo e uma volta num circuito com quadro partes (PDCA). No final da volta, deve-se fazer um pit-stop para avaliar o que foi feito e que resultados foram alcançados. Nesse momento a referência não é outra senão o plano da semana, ou seja, verifica-se se o que foi planejamento foi executado e qual foi o esforço para alcançar esses resultados. Avalia-se também como alcança-los de uma forma mais direta, com menos recursos institucionais. Essa é a lógica de evolução do sistema e o aumento da eficiência chegará a um ponto que apenas uma inovação poderá melhora-lo, ou mesmo modifica-lo, reconstruindo-o por meio de novos paradigmas.

Para pensar a agenda de trabalho da coordenação de curso durante uma semana será preciso repensar por completo nossa percepção quanto à forma de ver o tempo e o novo mundo do trabalho. Nesse contexto o tempo se estabelece como um pano de fundo para todas as ações da gestão, pois é o bem mais precioso dessa nova economia. Ele dita tendências e padrões de comportamento tanto da oferta quanto da demanda por serviços educacionais.

Não importa o tamanho do ciclo de PDCA, se ocorre em uma década, um ano, um mês ou em apenas uma semana. A lógica e o processo administrativo ocorrem da mesma maneira. Será preciso buscar maior eficiência na utilização do tempo e geri-lo considerando-se um processo que envolve planejamento, realização, supervisão e ações de mudança e aprendizagem.

Ter esses fundamentos em mente será importante para compor a sua cesta pessoal de atividades semanais. Cada coordenação de curso deve se organizar à sua própria maneira. Contudo, será preciso disciplina para cumprir os fundamentos do PDCA por meio de ciclos de curto prazo até que uma nova cultura se instale, quebrando o ciclo pernicioso da gestão por urgências.