21/02/2018

Acervos Acadêmicos Digitais - As Instituições de Ensino Superior e a Evolução dos Arquivos, Desde O Papel até Os Documentos Eletrônicos

Tiago Muriel

A transposição de procedimentos, processos e documentos acadêmicos para o meio digital é um entendimento antigo da CONSAE, sendo foco de estudos e trabalhos realizados pelo escritório há quase 20 anos para mais de 100 Instituições de Ensino Superior em todas as regiões do país.

As normas publicadas em dezembro de 2017 reafirmam um direcionamento sinalizado em 20 de dezembro de 1990 quando o Ministério da Educação – MEC publicou a Portaria nº 255, que em seu art. 7º trouxe a possibilidade de três plataformas para a guarda dos documentos acadêmicos: o papel, o microfilme e o sistema computadorizado.

Foi a primeira vez que o MEC deu um indicativo de que caminharia para a virtualização do acervo acadêmico, que em 1990 já apresentava números gigantescos tornando a sua guarda e gestão um grande desafio para todas as IES do país.

Depois veio a Portaria Normativa nº 40 que é de 12 de dezembro de 2007 e instituiu o e-MEC fazendo uso da certificação digital, regulamentada pela MP 2.200-2 de 24 de agosto de 2001, para validar juridicamente os documentos e atos praticados em meio digital. A certificação digital foi fundamental para este processo de amadurecimento do setor educacional, uma vez que o mesmo já utilizava essa tecnologia para o setor tributário/financeiro/contábil das IES.

Em dezembro de 2013 vieram as Portarias nº 1.224 e 1.261 mostrando que o MEC não havia esquecido o assunto e que as IES deveriam continuar sua caminhada no sentido de manutenção de seus acervos de forma a adequá-los às novas tecnologias disponíveis. Os volumes apresentados pelas IES em 2013 eram impensáveis em 1990, por mais otimista que fosse a previsão de crescimento do setor.

Diante desse cenário de quase três décadas de apontamentos realizados pelo Ministério da Educação, não houve surpresa, para a CONSAE, que o art. 21, inciso VIII, do Decreto nº 9.235, de 15 de dezembro de 2017, incluísse ao PDI a obrigatoriedade de um projeto de acervo digital.

Não distante, o art. 42 da Portaria nº 22, de 21 de dezembro de 2017, estabelece um prazo de 24 meses para que todo o acervo acadêmico das IES esteja transportado para o meio digital com o uso de tecnologias que garantam a integridade, a autenticidade, a confiabilidade e a duração da informação em meio digital. Este prazo finda em dezembro de 2019.

Se pensarmos apenas nos próximos 24 meses temos a sensação que será um trabalho insano para as IES, mas com um bom projeto, boas ferramentas, bom treinamento das pessoas envolvidas, é uma tarefa perfeitamente viável, desde que as Instituições de Ensino se movimentem de forma rápida no atendimento das referidas normas.

No final, temos a certeza, na CONSAE, de que este é um bom caminho para se trilhar, pois já o fizemos muitas vezes ao lado de muitos dos nossos clientes. 

 

Belo Horizonte, fevereiro de 2018. 

 

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