A digitalização de documentos na universidade

Especialista explica processo de migração de documentos do meio físico para o digital em Instituições de Ensino Superior

*Carolina Fraga

O volume e a importância dos papéis que circulam em uma universidade são grandes. Para agilizar os processos, aumentar a segurança e dar insumos às ações que envolvam inteligência da informação, as Instituições de Ensino Superior têm optado por digitalizar seus documentos. Nesta entrevista, o especialista em digitalização de secretarias acadêmicas, Tiago Muriel, conta como as IES podem iniciar um trabalho de migração de dados para o meio eletrônico. 

G.U.: Você é um entusiasta da digitalização de documentos nas universidades. Por que as Instituições devem abandonar o papel?

Essa é uma pergunta interessante, mas trata-se de um caminho natural. O volume de alunos, cursos, professores que uma Instituição de Ensino administra nos tempos atuais é muito grande. Se fizermos um comparativo, das Instituições atuais com as dos anos 80, 90, veremos que essas organizações foram programadas para ter seus procedimentos, processos e documentos em meio físico, atendendo um volume pequeno de pessoas. Isso mudou muito... hoje temos realidades que não poderíamos pensar há 20 anos. Se pegarmos uma IES que possui um forte EAD, teremos uma sede com polos esparramados por todo o país - em alguns casos com polos espalhados pelo globo. Assim, gerir o papel é complexo, pois temos todo o lapso temporal que o meio físico irá percorrer. No meio eletrônico, eliminamos o problema da distância. Temos que lembrar que hoje todos querem ter respostas em prazo curto. A tecnologia, se bem aplicada, pode ajudar muito.

G.U.: Como acontece o processo de digitalização de documentos na IES?

O processo de digitalização é simples, desde que se tenha uma boa metodologia de trabalho com bons equipamentos e sistemas. A vantagem das IES que iniciam seus projetos neste momento é que atualmente temos muito bons equipamentos e sistemas com valores que fazem com que o custo/benefício fique muito bom. Hoje a Instituição consegue em poucos meses de projeto reverter todo o investimento. A ideia é instalar na Instituição de Ensino uma linha de produção para que ela possa digitalizar de forma rápida, consistente e segura seus documentos.

G.U.: Geralmente esse trabalho é feito por assessorias externas ou pode ser realizado pela própria faculdade?

Normalmente o trabalho se dá pela própria Instituição de Ensino após a implantação de uma “ilha de digitalização” e capacitação da equipe. Para se eliminar o papel, devemos realizar o processo de digitalização respeitando algumas regras. Alguns detalhes precisam ser observados para que o documento digital possa substituir o documento físico e compor corretamente um acervo acadêmico.

G.U.: Quais equipamentos a IES precisa adquirir para realizar este processo?

Hoje temos a facilidade de contar com empresas que vendem ou alugam os equipamentos e sistemas necessários. Assim, tudo irá depender do projeto de cada Instituição de Ensino. Na CONSAE, já fizemos a implantação de 65 Secretarias Acadêmicas Digitais – SeAD e posso dizer que nenhum projeto foi igual. Não temos casos de insucesso entre nossos clientes e penso que respeitar as especificidades dessas organizações foi uma decisão correta. Customizar também não implica em demora na implantação. Hoje, nosso tempo médio de implantação de uma “ilha de digitalização” dentro da Secretaria Acadêmica Digital se dá em 2 ou 3 dias. Esse período contempla o desenho do projeto, a implantação, o treinamento da equipe e início do trabalho. Na maioria dos casos, a linha de produção é formada por um scanner de produção, um sistema que faça a captura/tratamento/indexação de imagens, um sistema de assinatura digital, certificados digitais e um sistema de GED – Gerenciador Eletrônico de Documentos.

G.U.: Você ministra na semana que vem um curso em EAD que fala exatamente sobre essa migração de dados do meio físico para o virtual nas IES. Quais setores da instituição devem ser capacitados para dar início a este projeto?

Os projetos normalmente nascem pela Secretaria Acadêmica ou Departamento de Tecnologia da Informação das IES. Estes são os dois departamentos que se envolvem na implantação e desenvolvimento do projeto. São estes departamentos das IES que nos procuram e buscam essa solução que nasce na área acadêmica e depois se espalha por outras áreas como financeiro e recursos humanos.